みなさん、(✿✪‿✪｡)ﾉｺﾝﾁｬ♡
Hello everybody!
「そのみちほうげん」です。
I'm Sonomichihougen.
(^^♪(^^♪(^^♪
smile,simle,smile
私の本職は「システム企画」です。
私は社の中では自営業みたいなもので、他の人がこなせない仕事があるとき請負のようなスタイルで仕事を進めています。
社内自営業ですので特別な給料はございません。通常通りです。
１．周りを見ていると問題が山積み
彼らの机の上には書類が山積み、パソコンを真ん中に置いて、両側には書類の
山、山、山。
さらに足元にも書類の山、山、山。
そんな彼らは３名います。
会議資料、社内案内、業務報告書は、見たか見ない内にどんどん積み上げられ
ていきます。
その高さは机上に40cm～50cm位、足元も同じくらい40cm～50cm位になって
います。
まさに仕切り版のように、となりの同僚の顔さえ見えない位です。
では、彼らはなぜ書類を積み上げていくのでしょう。
彼らにも言い分があると思うので、差しさわりがない程度に聞いてみました。
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一人目は、今パソコンで作業しているのが最優先で、それ以外は優先順位が
低いというのです。
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二人目は、ただ積んでいるように見えるかもしれないけど、自分なりのルール
で積んでいる。だから、必要なものはさほど時間を掛けずに見つけれるという
のです。
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３人目は、ただ書類を山積みするのではなく、自分なりの分類でクリアファイ
ルに閉じているので、こちらもさほど時間を掛けずに見つけれるそうなんです。
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どの彼も簡単そうに返事を返してくれましたが、それくらい追い詰められてい
るということなのでしょうか。
そもそも優先順位など考える余裕もないようなのです。
２．僕の場合
実を言うと僕もかつては彼らのような状態が何年も続いていました。
現在はまがりなりにも脱したような状況ですが・・・。
彼らほど積み上がりませんでしたが、分類もせずしまっていたので必要な書類
が見つからず見つかるまで30分以上掛けていたことがザラにありました。
時間が掛かると依頼者を待たせますし、まだか！と催促されますし、自分もイ
ライラしてくるのでストレスは溜まる一方でした。
いつも引き出しは満杯でどこにしまおうかと悩んでばかりいました。
３．どうやって解決したか、僕の場合
１）超整理法・・・野口悠紀雄 著
始めは、超整理法という本を読み実践しました。
これは、資料を日付順に並べていき古い物はどんどん捨てるという方法です。
どんどんといっても１年以上の前のものは捨てるとか基準は設けます。
日付をキーにして資料を探すことができるので僕には向いてました。
何せいつどんな会議があたったかは割と覚えている方でしたから。
しかし、これも限界が来ました。
パソコンを利用した作業に代わってくると無駄な紙が出ます。
テストプリントやミスプリントです。
一文字間違っただけで修正、チェックのため印刷し点検するといった悪循環
が発生します。
これは超整理法では解決できない問題です。
２）トヨタ式改善術
次に参考にしたのが「トヨタ式改善術」です。
これを実践しましたが定着するまで３～４年ほど掛かりましたよ。
なかなかうまくいかず、何度も心が折れそうなり、書類を投げ出したくなる
ほどでした。
さて、トヨタ改善の基本は、４つのＳ（整理、整頓、清潔、清掃）です。
４つのＳ（以下：４Ｓ）は、書類だけに限ったことではなく物や事に全てに
適用できるものです。
※もうひとつＳ（躾）があるのですがここでは除外させて頂きます。
いま、ここに山盛りの書類があったとしましょう。
まずは、悪循環を一度断ち切りるため、量を減らします。
そのために行うことは、整理・整頓です。
①最初に要るものと要らないものに分けます
②要らないものが本当に要らないか確認します
③最終的に要らないものを廃棄します
④残ったものを基準に沿って分類します。
⑤保管場所を決めて保管します。（定物定位）
※パソコン内のデータも同様に行います。事前にバックアップ必須。
次は、良い状態の維持です。
そのために行うのが「清潔・清掃」です。
後回しにせず、すぐ行うことがポイントです。
①都度行うこと
作成中の書類は完成したら完成版だけを残し、ミスプリント、テスト
プリントは全て捨てる。
この時パソコン内のデータも同様に整理する。
②毎日行うこと
就業終了時刻までにその日の書類とデータを整理する。
③週末や月末に行うこと
保管されている書類の中に不要なものがないか点検する。あれば捨てる。
４．まとめ
どんな良いアイデアや教えも実践しなければ何も意味がありません。
実践しなければ修得などできないのです。
「仕事ができる、できない」の分かれ道は、実行するかしないかであると
確信します。
実力のある人に成りたいのなら、まず実践しましょう。
３か月やそこいらで上手くいかなくてもあきらめず続けてください。
上手くいかない時は初心にかえって本の良い直し、良い事例の観察や聞き
取りを行って、スランプを脱しましょう。
ここで、ハッと気づきました。
「トヨタの改善」を身につければ野口幸雄著の「超整理法」が役立つので
はないかと。
「超整理法」は日付による分類と廃棄の基準ですから「整理・整頓」に役立
ちますよ、きっと。
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↓↓↓こちら、僕が参考にした書籍です。
※トヨタ改善はさまざま出版されています。
詳しくはホームページなどでご確認ください。
